Al contar con un sistema integrado de información ERP, es un sistema que permite administrar todos los recursos de la empresa, tanto recursos humanos, como financieros, materiales y recursos de información.

El objetivo del artículo del día hoy es mostrarnos en qué momento necesitamos incorporar estos sistemas ERP para la gestión de nuestras empresas.

Son herramientas que acompañan y apoyan a la empresa, desde las investigaciones de mercado que se realizan para determinar las necesidades del consumidor, pasando por la producción con la oportuna selección de materiales, la utilización de los indicadores de calidad y el rendimiento, incluyendo el aspecto financiero de la compañía, todo lo relacionado al manejo de operaciones con valores, ya sean compras, cobros de facturas, pagos, fiscalidad, nóminas, costos, intereses, etc.

Todo esto se hace para poder llevar a cabo cada una de las estrategias definidas desde su planificación por los ejecutivos de la empresa.

Gracias a estas herramientas se pueden integrar las partes dispersas de la empresa y de esta forma se convierte en una sola entidad moviéndose en dirección para cumplir con las estrategias establecidas.

Uno de los obstáculos principales de los ERP es el factor humano, y especialmente, la resistencia al cambio que hay en las empresas, en casi todas al final se observa este problema. Los trabajadores siguen la inercia acerca de sus procesos habituales, la cual es bastante difícil de paliar. Introducir este tipo de sistema significa que los trabajadores desarrollen una disciplina de trabajo más estricta, que involucra a cada departamento de la empresa, y cada departamento confía en la información que aporta el sistema, así que si falla uno pueden fallar todos.

Es fundamental el compromiso total de cada una de las personas, ya que cualquier error en algún elemento de la información conlleva consecuencias en cadena.

Averigua si tu empresa necesita un ERP

Todo accionista quisiera contar con un ERP en su empresa, como elemento que pudiera garantizar que todas las partes trabajen de manera coordinada para cumplir los objetivos. Pero antes de adentrarse en la aventura de incorporar un ERP, es necesario revisar si la empresa está lista para ello.

En un libro muy reconocido, el E-Business and ERP Transforming the Enterprise (Norris 2000), propone un ciclo de desarrollo de empresas en materia de tecnología de la información y del ERP. De allí, se pueden observar cinco etapas por las que las empresas debe pasar para lograr luego un desarrollo pleno en materia de sistemas de ERP. A continuación veremos estas etapas:

Etapa inicial

En esta primera etapa podemos encontrar empresas que están iniciando sus actividades y por lo tanto, son empresas que no cuentan con recursos de tecnologías de información. Cada actividad que se desarrolla se controla con sistemas de oficina como son los procesadores de texto y/o hojas de cálculo.

Una constante en la etapa inicial es la búsqueda de herramientas que sirvan para sus funciones. Sin embargo, en estas instancias el interés por sistemas ERP es bajo o casi nulo.

Sistemas no integrados

En la etapa siguiente, las empresas suelen ya tener algún software que apoyan áreas específicas en las que son utilizadas. Algunos ejemplos que existen, son los siguientes:

• Sistemas para administración financiera enfocado en áreas contables,
• Sistemas de diseño y administración de materiales, para el área de producción,
• Sistema de inventarios,
• Sistemas de administración de las cuentas de proveedores, o sistemas para administrar las facturas de clientes, entre otros.

Las empresas en este momento se preocupan por satisfacer las necesidades de tecnología de la información según se han ido presentando y cuentan con herramientas que son un buen apoyo para cada área, pero, empieza a surgir un problema. Y este es que la información no está integrada.

Por lo que, para conocer el estado de la compañía respecto a algún aspecto en particular, se debe investigar y analizar a través de los sistemas que utiliza cada departamento y luego proceder a integrar la información para que cumpla el objetivo de esa investigación.

Este proceso manual podemos decir, que se repite cada vez que se necesite un dato similar o incluso el mismo pero actualizado. La causa principal de este problema es el manejo de la información de manera separada. A partir de allí, empiezan a surgir inquietudes para integrarla.

Función limitada del sistema ERP

En este punto, las empresas ya se preocuparon por sumar soluciones del tipo ERP, pero solo se cuenta con estos sistemas en algunas unidades de negocio, como oficinas centrales o solo en las sucursales más grandes. Esto se relaciona directamente con el alto costo que tiene la implementación del software en toda la empresa.

En estas condiciones, los beneficios de este sistema no se aprecian a simple vista, pero puede ser el inicio para seguir desarrollándose e integrarlo en la empresa por completo, al mismo tiempo que los recursos lo permitan.

Es relativamente común que existan sistema de apoyo en toda la empresa, y que todavía no se integren en el sistema de planificación de recursos. Aquí que pueden aparecer algunos problemas como errores en los datos obtenidos en las consultas o retrasos en las actualizaciones.

Trabajar de esta forma requiere un poco más de trabajo extra para que la información sea real en todo momento. A pesar de todo, trabajar así puede traer buenos beneficios, pero hay que cuidar sobre todo de que no se pierda información con la utilización del software que no está integrado.

Unidades de negocios integradas por ERP

Se llega a esta etapa cuando se ha podido llevar el ERP a todas los departamentos y áreas de la empresa, o sea, cuando toda la organización cuenta con la herramienta para la planificación de recursos y pueda usarse a pleno rendimiento. Aquí, se eliminan procesos de administración de la información que no están integrados y las funciones pasan directamente al ERP.

La característica más importante en esta etapa es la comunicación entre las distintas áreas de negocio, especialmente en empresas que están dispersas geográficamente. El uso de estas tecnologías permite tener los datos en un solo lugar, lo que permiten tomar decisiones en menor tiempo posible y con más resultados.

Empresa integrada con ERP

En la última etapa, es cuando se logra la integración plena de Empresa-ERP. Es decir, una integración que se logra cuando todas las funciones del manejo de la información administrativa pueden llevarse con un ERP y cuando quienes toman las decisiones tienen en sus manos una herramienta muy efectiva para sortear las circunstancias.que tenga que afrontar la empresa, y darle el dinamismo y la flexibilidad necesarios en el mundo empresarial.

Los empresarios, deben analizar las etapas anteriores para ubicar su negocio según las condiciones que presente en ese momento. Después de revisar el estado de la empresa y a dónde quieren llegar, pueden disponer de acciones para alcanzar los objetivos.

La implementación de estos sistemas en empresas pequeñas, supone un alto costo por lo que suponen una barrera difícil por lo que deben explorar soluciones menos costosas o buscar un software de estas características que se adapte a sus necesidades tanto de funcionalidad como de facturación.

Este será el reto para los desarrolladores de estos softwares, el poder incluir a las pymes en las estrategias de sistemas ERP. Actualmente, son pocas las empresas