El sistema ERP es una herramienta que se ha vuelto fundamental para el desarrollo de la gestión de las empresas, sobre todo en la última década, durante la cual, la tecnología no ha de hacer nuevos avances. Es un sistema que sirve para la planificación de los recursos de la empresa en cada proceso que desarrolla.

Además de integrar los procesos operativos de la empresa, también el software ERP permite recoger y almacenar la información, lo que directamente repercute en el propósito de automatizar, coordinar y optimizar toda la cadena de producción. La popularidad de estos sistemas de gestión se debe a la gran capacidad que tiene para facilitar la coordinación y al final, la toma de decisiones en cada área.

Tradicionalmente, este tipo de sistemas han estado más enfocado a los desarrolladores, dejando de lado ciertas peticiones relacionadas con la facilidad de utilización por parte de los usuarios. Esto ha provocado el desarrollo de sistemas complejos difíciles de manejar que requieren de una importante formación por parte de los usuarios.

Los usuarios frente a los nuevos softwares de gestión

Los usuarios de los softwares ERP, actualmente demandan más de usabilidad y el diseño de procesos más intuitivos y simples en su manejo. Exigen sistemas más sencillos de utilizar, y que no requieran de una formación específica al respecto.

La principal queja que manifiestan los clientes al empezar a utilizar un sistema de ERP, se relaciona directamente con la complejidad que tienen los sistemas, lo que conlleva una dificultad mayor para aprender a usar cada módulo del sistema de gestión recientemente adquirido.

Entonces, nos preguntamos a menudo… ¿Piensan los desarrolladores en el usuario cuando diseñan los softwares de gestión?

Aunque sabemos que muchas de sus funciones son ya de por sí complicadas, tampoco deja de ser cierto, que las empresas que desarrollan los sistemas ERP deberían enfocarse más, en simplificar la operatividad del software y sus módulos.

Llegando a este punto… ¿Qué es lo que demandan los usuarios? Veamos a continuación.

Demandas del usuario frente a los sistemas ERP

Como mencionamos en los puntos anteriores, los usuarios buscan, la facilidad en la operativa de los softwares de gestión.

Para comprenderlo mejor, podemos definir el termino usabilidad como la facilidad con la que una herramienta puede ser usada para alcanzar un determinado objetivo. Entonces, lo que se pide es que los desarrolladores piensen y diseñen productos usables. En otras palabras, que la experiencia que los usuarios tenían previamente de utilizar otras aplicaciones en la gestión de proyectos, puedan serle de utilidad para el sistema de ERP, sin necesidad de tener que formarse para utilizar el nuevo sistema.

En las primeras etapas de la implementación del producto, la usabilidad es crítica casi imprescindible, porque básicamente es el momento en el que cada usuario comienza a familiarizarse con los distintos módulos del sistema, empieza a coger confianza y comienza a aprenderlo.

Una manera de simplificar este proceso, al incorporar un ERP, es que los proveedores deben dar la posibilidad de dar formación a la plantilla para enseñarles el funcionamiento de los módulos, y ofrecer a su vez soporte técnico. Es una buena manera de contar con asesoramiento necesario cuando, y para hacer más usable el producto.

Siguiendo con la línea del soporte técnico, los usuarios quieren que se realicen trabajos de mantenimiento y actualización. Es muy importante que las empresas ofrezcan controles de rutina para poder detectar posibles errores y poder corregirlos los más rápido posible, así como la creación diaria de copias de seguridad. Así se garantizaría un excelente sistema, actualizado y optimizado para su máximo rendimiento.

Otra demanda, no menos importante, tiene que ver con la accesibilidad. Es decir, es necesario que las aplicaciones de gestión sean accesibles. No sólo nos referimos al hecho que el sistema esté disponible en el idioma del usuario… Para ir un poco más allá pensemos, ¿cuántos programas ERP conocéis que estén adaptados para gente no vidente? Pues en el sentido de la accesibilidad, todavía hay mucho camino que recorrer.

Los empresarios también requieren flexibilidad. Es imprescindible que exista capacidad de cambio para garantizar la supervivencia y mejora del software para adaptarse a las necesidades  de la empresa en cada momento, ya que el entorno empresarial es un entorno flexible que se va adaptando a los cambios exigidos por el mercado y las nuevas demandas.

También se demanda a los desarrolladores una mayor integración del sistema con el resto de la cadena de valor. El ERP tradicional se enfocaba en los procesos internos de la empresa. Pero, actualmente, podemos decir que ese tipo de sistema se ha quedado un poco obsoleto. Esta tecnología debería tener en cuenta a clientes, socios y proveedores. Integrar todos los elementos de la empresa, para que sean más completos y útiles.

En un sistema ERP es fundamental que cualquier operación que se realice sea coherente y lógica desde la perspectiva del usuario, por lo que la demanda también se centra en una mayor lógica y comprensibilidad del software, lo que a su vez hace más usable el sistema.

Los usuarios necesitan mayor visibilidad en los sistemas. Es decir, que los sistemas de búsqueda de gestión les permita localizar cualquier información, en cualquier momento. Por ejemplo, formularios de consulta que permiten localizar cualquier dato que esté integrado dentro del software independientemente de su ubicación.

Por último, según estudios realizado por IFS en Estados Unidos en el 2011, quedó en evidencia que los usuarios también necesitaban una mayor utilidad para la industria específica. Además, cada tarea y procedimiento tiene que estar orientado a un objetivo determinado con un valor añadido.

Con toda la información que desarrollamos en este artículo podemos entender cuáles son las demandas de los usuarios respecto a los sistemas de gestión empresarial.

Sin dudas, son muchos los puntos que aún los desarrolladores no toman en cuenta en el diseño de estos sistemas. Estas son claves, ya que son los usuarios los que manejan los sistemas.

Todavía queda mucho camino por recorrer, pero vamos hacia el objetivo… ¿Ya has incorporado un ERP a tu empresa? ¿Responde a las demandas de tus usuarios?