La competitividad y rentabilidad de una empresa hoy se ve marcada claramente por la capacidad que tiene de optimizar los recursos, automatizar procesos, mejorar la toma de decisiones, reducir costos, mejorar la relación con los clientes, agilizar las ventas y contar con un equipo de trabajo idóneo.

Por supuesto, cada negocio tiene sus características particulares y metas tanto a corto como a medio y largo plazo. Para cumplir dichos objetivos es necesario mejorar otras áreas, actividades y funciones en el negocio.

¿Pero cómo lograr esto? Eligiendo un correcto software empresarial que ayude en la gestión de procesos. Parece simple, sin embargo, encontrar la opción adecuada no es tarea sencilla para cada empresa.

Soluciones de software

Encontrar la herramienta informática ideal para nuestra empresa es un trabajo que requiere de un profesional centrado en esta misión y principalmente, de tiempo que a nivel de producción es lo más valioso.

Lo cierto que en el mercado existe una gran variedad de soluciones de software para los procesos de la empresa, pero nosotros nos enfocaremos en tres opciones que consideramos las más relevantes: Software de nicho, el ERP, y la que combina ambos.

Veamos a continuación las características de cada una de estas soluciones para poder comprender y analizar cuál es la que nuestro negocio necesita en función de sus objetivos.

Software de nicho

Esta opción responde a necesidades específicas de la empresa, como, determinados procesos de producción. Este tipo de soluciones se adapta muy bien a las particularidades de cada negocio. Sin embargo, es una desventaja el hecho de que no está integrada con el resto de las áreas de la compañía.

Son muchos los sectores que aun prefiere el software de nicho para la gestión de procesos. A modo de ejemplo, cuando una empresa empieza un nuevo negocio, esta es una buena solución, ya que es asequible, muchas veces se desarrolla localmente y está diseñada para procesos de negocios específicos.

Es un sistema que resulta práctico si la administración de la compañía tiene cuestiones específicas que atender, ya sea por el sector en el que trabaja o por desarrollar alguna línea concreta de producción.

En algunos casos, en los que la empresa tiene presencia en más de un sector, se ve obligada a diversificar también los sistemas. Por lo que llegan a tener soluciones distintas en cada área, y no integradas con el resto de los procedimientos.

En conclusión, el software de nicho es una herramienta que administra y gestiona procesos específicos. El problema es que la información que se genera no se integra con departamentos como el de contabilidad, compras y stock y RR.HH., entre otros. En otras palabras, no se integra con resto de la organización.

Cuando no hay una solución única e integradora, que abarque todas las áreas, esto impide que se cuente con toda la información real de gestión en un mismo lugar. Por lo que se dificulta obtener información de gestión, costo y trazabilidad y ver de que manera se relacionan entre si estas cuestiones fundamentales para la tomar de decisiones y para diseñar una estrategia de negocio viable y rentable.

Una vez que el negocio comienza a crecer en el mercado, este tipo de softwares empiezan a queda obsoletos, ya que dejan de responder a las necesidades de la empresa, del mercado y la competencia.

Software ERP

El ERP es el Enterprise Resource Planning, siglas que en español significan Planificación de los Recursos Empresariales. Este tipo de softwares sirve para administrar cualquier tipo de negocio e integra a toda la organización en un mismo programa. Es un sistema de gestión que permite tener todos los procesos en la misma aplicación y de manera integrada. A diferencia del anterior, este no resuelve de manera fácil las particularidades de cada negocio.

Entonces consiste en un sistema de programa que se integran para brindar soporte a actividades básicas y esenciales de una organización, como, por ejemplo, producción, logística, administración, finanzas, recursos humanos y ventas, entre otros.

En resumen, las mayores ventajas de implementar estos sistemas en tu empresa son que permiten, por un lado, la automatización de los procesos del negocio. Y además permiten acceder de manera sencilla a toda la información de la empresa ya que esta se encuentra disponible en la misma.

Como dijimos anteriormente, se integran todas las bases de datos de las distintas áreas de la empresa en un solo programa y con esto, se genera un gran ahorro de tiempo y de costes, y se optimizan los recursos y los procesos.

Además, los sistemas ERP ofrecen una integración con soluciones de Inteligencia de Negocio, lo que permite generar informes sobre el estado de su empresa en directo con los datos que brinda el software. Este tipo de herramientas ofrecen un conocimiento detallado y actualizado del estado del negocio. Datos indispensables para analizar y mejorar cada proceso interno como marketing y ventas.

El sistema de gestión empresarial ERP es una solución horizontal, que sirve para cualquier tipo de empresa y negocio, aunque también resulta poco específica.

Softwares que integran procesos de software de nicho y ERP

Una tercera opción y quizás, una de las más útiles en estos tiempos, es integrar procesos de negocios que se compartan entre un Enterprise Resource Planning y un Software de nicho.

Gracias a las tecnologías de última generación, hoy es posible lograr un producto que brinde las soluciones específicas de un software de nicho, y que, a su vez, esté integrado en el marco de un sistema de ERP, que pueda resolver todo de una vez y de manera integral, para toda la compañía.

Aplicar este tipo de soluciones en la gestión de las empresas trae variados y muy buenos resultado para el crecimiento de las mismas. Por ejemplo, ayuda a reducir costos, ofrece más seguridad y también una administración mucho más accesible. Esto se puede aplicar a cualquier tipo de empresas, grande, mediana o pequeña.